Seni Delegasi
Seorang manajer terlihat pusing dengan setumpuk pekerjaan yang berserakan di
atas mejanya. Suatu pemandangan yang sudah umum terlihat. Tetapi, sadarkah Anda
bahwa dari setumpuk pekerjaan tersebut belum tentu semuanya harus Anda kerjakan
sendiri? Memang sulit untuk menentukan, apakah semua pekerjaan tersebut harus
Anda kerjakan sendiri atau tidak. Mungkin Anda tidak punya otoritas untuk
menentukannya, atau mungkin juga Anda merasa tidak yakin akan hasilnya, jika
diserahkan/didelegasikan pada orang lain.
Seiring ketika langkah Anda menaiki tangga perusahaan, Anda akan semakin
sering mengandalkan keahlian untuk mendelegasikan tugas-tugas, supaya bisa
menjadi manajer yang lebih efektif dan efisien. Delegasi yang sukses bisa
menciptakan hasil pekerjaan yang lebih baik bagi Anda, maupun sesama rekan
kerja. Semua orang akan menjadi semakin produktif.
Berikut ada beberapa tips yang bisa digunakan supaya pengalihan pekerjaan
bisa berjalan mulus.
Bersedialah Untuk Mendelegasikan
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah rela dan mau untuk
mendelegasikan pekerjaan tersebut. Banyak orang terperangkap pada pemikiran dan
sifat ?perfeksionis? bahwa mereka adalah yang terbaik dan tercepat dalam
melakukan semua pekerjaan, dibandingkan dengan orang lain (yang sebenarnya ada
dan ?disediakan? untuk membantu Anda).
Memang ada pekerjaan yang sebaiknya Anda lakukan sendiri. Tetapi menimbun
pekerjaan untuk diri sendiri tidak akan menguntungkan siapa pun, termasuk diri
sendiri dalam jangka panjang. Setiap orang mempunyai batas/limit,
tetapi pekerjaan terus mengalir tak kenal waktu dan batas.
Dalam struktur organisasi tradisional top-down, pekerjaan yang
paling cocok untuk didelegasikan adalah pekerjaan yang membutuhkan paling
sedikit keahlian. Ini berarti, bila Anda tetap keras kepala mengerjakannya,
Anda akan kehilangan fokus pada semua pekerjaan utama yang justru harus Anda
kerjakan sendiri. Anda juga akan menghilangkan peluang bagi para karyawan di
bawah Anda untuk bisa mengerjakan suatu tantangan/pekerjaan baru. Anda bisa
jadi mengurangi juga produktivitas dari tim. Kesuksesan kerjasama tim,
tergantung dari saling membantu di kala stres dan pekerjaan menumpuk.
Tujuan mendelegasikan pekerjaan bukan hanya untuk mengurangi pekerjaan
sendiri, melainkan juga supaya bisa mengembangkan kemampuan orang lain,
meningkatkan produktivitas tim dan sudah tentu untuk menghemat banyak waktu.
Miliki Tujuan yang Jelas
Begitu Anda memutuskan pekerjaan apa saja yang hendak didelegasikan, buatlah
gambaran yang jelas tentang bagaimana hasil yang ideal akan pekerjaan tersebut
menurut Anda. Jika pekerjaannya kompleks, pikirkan juga cara yang paling
efisien untuk menyelesaikannya, dan siap untuk memberikan tips-tips tersebut
kepada orang yang didelegasikan. Anda tidak akan bisa memberikan
instruksi/mendelegasikan pekerjaan, jika Anda sendiri tidak jelas tentang hasil
apa yang Anda inginkan.
Pilih Orang yang Tepat
Langkah selanjutnya adalah memilih orang yang tepat. Ingatlah, orang yang
terbaik belum tentu adalah orang yang tepat untuk suatu pekerjaan tertentu.
Setiap orang punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Istilah ?terbaik?
sangatlah relatif. Pastikan Anda memilih orang yang tepat, bukan yang terbaik.
Tugas atau pekerjaan yang didelegasikan haruslah sesuai dengan kapasitas dan
kemampuan orang yang didelegasikan, serta tidak terlalu membebani atau
menyebabkan stres. Pada saat yang sama, pertimbangkan peluang-peluang yang ada,
siapa tahu ada staf Anda yang bisa ditingkatkan kemampuannya dan belajar
hal-hal baru.
Kita juga harus mempunyai keahlian membaca karakter dan keahlian orang lain,
supaya bisa menemukan orang yang tepat dalam mendelegasikan pekerjaan. Ingat,
untuk mempertimbangkan juga beban pekerjaan yang dimiliki orang yang
didelegasikan tersebut. Bila Anda menyerahkan pekerjaan pada orang selevel/satu
tingkat dengan Anda, tawarkanlah juga bantuan padanya jika pekerjaannya sedang
menumpuk.
Berikan Instruksi yang Jelas
Langkah ini adalah salah satu yang menjadi kunci sukses, atau tidaknya
pekerjaan yang didelegasikan. Cara Anda mengkomunikasikan pekerjaan akan sangat
menentukan proses dan hasilnya nanti. Tergantung dari tingkat kesulitan dan
orang yang didelegasikan, Anda mungkin perlu menuliskan instruksi pekerjaannya,
selain mengkomunikasikannya secara verbal.
Walaupun terkadang komunikasi verbal saja sudah cukup, tetapi jika Anda
membuat catatan/record, Anda akan menciptakan komunikasi yang lebih
lancar dan mudah. Kuncinya adalah memastikan agar orang yang didelegasikan
mengerti, dan paham benar apa keinginan dan harapan Anda untuk pekerjaan
tersebut.
Sampaikan dengan spesifik, dan pastikan segala batasan tentang tanggungjawab
dan otoritas yang diberikan dalam mengerjakan tugas, sudah dimengerti
sepenuhnya. Misalnya, siapa tahu dia perlu mendelegasikan lagi tugas tersebut pada
orang lain. Apakah dia mempunyai otoritas untuk itu? Berikan
kebebasan/kelonggaran mengenai cara dan pengaturan waktu dalam mengerjakan
pekerjaan tersebut. Ini akan memberikan mereka peluang untuk berkembang. Bisa
jadi mereka malah menemukan cara yang lebih efisien dalam mengerjakan pekerjaan
tersebut ketimbang Anda. Selanjutnya, pastikan bahwa deadline yang
diberikan sudah realistis. Kirimkan email untuk follow-up, jika
diperlukan.
Berikan Support
Bila pekerjaan sedang dalam proses, usahakan untuk membuat diri Anda mudah
untuk dihubungi, tak peduli seberapa sibuknya Anda. Siapa tahu ada informasi
penting yang lupa Anda sampaikan, dan orang yang didelegasikan merasa perlu
untuk menanyakannya.
Feedback dan Persiapan
Setelah pekerjaan sudah selesai, sediakan waktu untuk memberikan feedback,
apapun hasil pekerjaannya. Jangan lupa pula menyediakan waktu untuk persiapan
delegasi tugas berikutnya, jika ada. Jika hasilnya kurang atau tidak memuaskan,
maka berikan feedback bagaimana seharusnya supaya pekerjaan tersebut
bisa lebih baik ? jangan lupa pula untuk me-review diri sendiri,
apakah Anda ada melewatkan sesuatu, seperti salah memberikan instruksi
misalnya.
Jika pekerjaan perlu direvisi, lebih baik memanggil kembali orang yang sama
untuk memperbaikinya. Terlebih, jika Anda berada pada posisi yang lebih senior,
maka sudah jelas Anda tidak perlu memperbaiki kesalahan orang lain.
Terakhir, jangan lupa berterima kasih pada orang yang sudah membantu Anda.
Tidak pernah ada kata terlambat untuk mengasah keahlian delegasi Anda.
Bahkan, jika Anda adalah seorang junior/staf, Anda bisa menemukan cara untuk
mengembangkan keahlian, dengan cara mencari bantuan dari sesama rekan kerja.
Mulailah dengan mendelegasikan pekerjaan yang sederhana terlebih dahulu, lalu
perlahan berlatih untuk mendelegasikan pekerjaan-pekerjaan yang lebih kompleks.
?Senior yang baik adalah
mereka yang mampu mengembangkan para juniornya?.
Ivan Mulyadi (dari berbagai sumber)
http://www.marketing.co.id/2009/11/19/seni-delegasi/
